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Chronologie

Generell gilt, dass Reisekostenabrechnungen dem Datum entsprechend chronologisch aufsteigend eingereicht werden müssen. Eine Reise zu einem früheren Datum kann nicht mehr abgerechnet werden, wenn schon für eine Reise, die später erfolgt ist, eine Reisekostenabrechnung eingereicht und genehmigt wurde.

Mehrtägige Fortbildungen

Wenn eine Lehrperson eine Fortbildung an mehreren aufeinanderfolgenden Tagen besucht und die Übernachtung zu Hause stattfindet, ist im Vorhinein für jeden Tag ein eigener Reiseantrag zu stellen und in weiterer Folge auch für jeden einzelnen Tag eine Reisekostenabrechnung zu fertigen.

Frist

Dienstreisen können erst nach Beendigung abgerechnet werden. Für die Rechnungslegung gilt eine Frist von 6 Monaten.

Status einer Reisekostenabrechnung

Für die Lehrer gibt es im ESS für eine Reisekostenabrechnung folgende 4 Statusmöglichkeiten:

 

 Status  Bedeutet
 Offen Die Reisekostenabrechnung ist erstellt, aber noch nicht zum VG weitergeleitet. Sie kann von der Lehrperson jederzeit bearbeitet bzw. gelöscht werden.
 Eingereicht Die Reisekostenabrechnung wurde zum VG (Vorgesetzten) weitergeleitet. Sie liegt dort und wartet auf die Genehmigung der Schulleitung. Die Abrechnung kann auch jetzt noch von der Lehrperson mit BEARBEITEN „zurückgeholt“, korrigiert oder gelöscht werden. Beim VG verschwindet dann die Aufgabe. Nach der Korrektur muss sie erneut zum VG gesendet werden.
 Genehmigt Der VG hat die Reisekostenabrechnung genehmigt. Sie liegt nun beim Sachbearbeiter. Ein Eingreifen der Lehrperson ist softwaretechnisch nicht mehr möglich.
 Erstattet Die Reisekostenabrechnung wurde zur Auszahlung gebracht. Standardmäßig wird das Geld binnen einer Woche auf das Konto der Lehrperson angewiesen.

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