ESS
ESS - unbedingt beachten...
Allgemeine Hinweise / Vorgaben um Reiseanträge und Reisenkostenabrechnungen korrekt zu erfassen.
Chronologie
Eine chronologische Abrechnung von Reisegebühren ist generell wünschenswert. Bei Fortbildungen oder Schulveranstaltungen ist es prinzipiell nicht entscheidend, sehr wohl aber bei Abrechnungen zum Mobilen Dienst.
Für Mobile Dienste (alle Fahrten mit dem steuerlichen Tatbestand „funktionale Zuständigkeit für mehrere Standorte“) ist eine chronologische Abrechnung steuerrechtlich notwendig. Beim Mobilen Dienst kommt es vor, dass immer wieder dieselbe Adresse angefahren wird und da schreibt das Steuerrecht vor, dass die Tagesgebühren verringert werden, bzw. keine Tagesgebühren zustehen. Die korrekten Zahlkenwerte dazu ermittelt PM-SAP automatisch. Im ESS funktioniert das nur, wenn die Abrechnungen chronologisch eingegeben sind.
Hinweis:
Es macht tatsächlich steuerrechtlich etwas aus, ob man 4 oder 5 mal zu einem Standort fährt.
Wenn der Fehler: „Sichern fehlgeschlagen, Eingabe nur durch Sachbearbeiter/in möglich“ erscheint, muss sich die Lehrperson bitte an die Außenstelle im Bezirk wenden. Die Sachbearbeiter werden dies mit den jeweiligen Lehrpersonen abklären. Das Land Salzburg und die Bildungsdirektion sind bestrebt, dass jeder Lehrperson die Abrechnung ermöglicht wird.
Mehrtägige Fortbildungen
Wenn eine Lehrperson eine Fortbildung an mehreren aufeinanderfolgenden Tagen besucht und die Übernachtung zu Hause stattfindet, ist im Vorhinein für jeden Tag ein eigener Reiseantrag zu stellen und in weiterer Folge auch für jeden einzelnen Tag eine Reisekostenabrechnung zu fertigen.
Frist
Dienstreisen können erst nach Beendigung abgerechnet werden. Für die Rechnungslegung gilt eine Frist von 6 Monaten.
Status einer Reisekostenabrechnung
Für die Lehrer gibt es im ESS für eine Reisekostenabrechnung folgende 4 Statusmöglichkeiten:
| Status | Bedeutet |
| Offen | Die Reisekostenabrechnung ist erstellt, aber noch nicht zum VG weitergeleitet. Sie kann von der Lehrperson jederzeit bearbeitet bzw. gelöscht werden. |
| Eingereicht | Die Reisekostenabrechnung wurde zum VG (Vorgesetzten) weitergeleitet. Sie liegt dort und wartet auf die Genehmigung der Schulleitung. Die Abrechnung kann auch jetzt noch von der Lehrperson mit BEARBEITEN „zurückgeholt“, korrigiert oder gelöscht werden. Beim VG verschwindet dann die Aufgabe. Nach der Korrektur muss sie erneut zum VG gesendet werden. |
| Genehmigt | Der VG hat die Reisekostenabrechnung genehmigt. Sie liegt nun beim Sachbearbeiter. Ein Eingreifen der Lehrperson ist softwaretechnisch nicht mehr möglich. |
| Erstattet | Die Reisekostenabrechnung wurde zur Auszahlung gebracht. Standardmäßig wird das Geld binnen einer Woche auf das Konto der Lehrperson angewiesen. |
- Verfasst von Jörg Hanusch